A gestão documental é tarefa imprescindível para a instituição que busca preservar sua história e difundir suas ações e atividades. No Tribunal Superior Eleitoral (TSE), a Secretaria de Gestão da Informação (SGI) é a responsável pela preservação da memória das eleições brasileiras, do processo eleitoral e dos 87 anos do Tribunal, bem como pela promoção do acesso às informações produzidas e armazenadas pela Corte. Todo esse conhecimento está reunido em mais de 3,5 quilômetros lineares de documentos em papel.

Os documentos arquivísticos estão distribuídos em correntes, intermediários e permanentes (históricos). No TSE, os documentos correntes integram os arquivos setoriais, geralmente localizados nos locais de trabalho para rápida consulta. Esses tipos de arquivo são compostos por procedimentos administrativos e processos judiciais em trâmite, documentos de suporte às atividades rotineiras, documentos técnicos, projetos, planos, ofícios, memorandos, cartas, convites e outros.

Constam do acervo gerido pela Searq milhares de unidades de documentos em suportes especiais, tais como documentos textuais, filmográficos, sonoros, micrográficos, eletrônicos e iconográficos, registrados em papel, fitas K-7, fitas DAT, fitas de rolo, CDs, DVDs, fitas VHS, fitas Betamax, fitas Betacam e microfilmes. Os documentos em suporte especial estão arquivados em uma sala de segurança à prova de sinistros e com controle de temperatura e umidade.

Essa documentação é armazenada em mais de 23 mil caixas de documentos, guardadas em espaço adequadamente climatizado, sendo distribuídas em estantes deslizantes e armários. O acervo reúne documentos administrativos, judiciais e relativos às eleições de 1945 a 1992, anteriores à urna eletrônica. Grande parte desses documentos – de 1945 a 2008 – já está digitalizada e microfilmada.

Documentos valiosos

Segundo o coordenador da Coged do TSE, Cleber Schumann, no acervo arquivístico do Tribunal, há muitos documentos históricos valiosos, como os relativos às eleições das últimas décadas, e os referentes à criação e à extinção de partidos políticos. Há também, de acordo com Gomes, “documentos curiosos”, como um de 1895, em que um eleitor recorria para ser suplente em uma junta eleitoral.

Outro documento histórico guardado no TSE é a Resolução nº 1 de 1945, que determinou a reinstalação dos Tribunais Regionais Eleitorais (TREs) em todo o país. O acervo guarda ainda a ata da primeira sessão do TSE depois que a Justiça Eleitoral voltou a funcionar, em 1945, oito anos após a sua extinção, em 1937, durante o Estado Novo.

Conforme explica Schumann, muitos documentos produzidos pelo Tribunal extrapolam a sua função de prova ao conterem informações relevantes para o registro histórico do próprio Tribunal. No entanto, apenas com a sua guarda, avaliação, tratamento e disseminação é que a memória da Corte Eleitoral passa a ser preservada e conhecida.